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Efficace

Organisé

Trouver l’introuvable

Cas pratiques

Nous sommes en mesure de répondre à différentes situations d’urgence pour accomplir des tâches, qu’elle soient simples, complexes ou surprenantes !
Trouver 300 paquets de céréales
Coordonner des prestations pour un déménagement
Bon week-end et à lundi
Opération sauvetage d’archives
Paris-Lyon, du bureau à un salon professionnel
Un boitier sur mesure, à poser un samedi

Un test-produit qui exige de courir les magasins

Notre client IPSOS : + de 600 collaborateurs

Quelle a été la demande client, et dans quel contexte ?

Pour la réalisation d’un test-produit, il fallait réunir 300 paquets de céréales de marques différentes et aller s’approvisionner dans différents supermarchés. La demande avait un caractère d’urgence : il fallait trouver une solution en 48h !

Comment faire face à ce défi ?

L’entreprise avait le choix entre :
• Faire elle-même toutes ses courses.
• Relever le défi en chargeant plusieurs collaborateurs de s’en occuper, au détriment de leurs tâches prioritaires.
• Commander en ligne les produits. Mais les délais de livraison représentaient un frein au délai même imposé par cette opération.
• Sans compter le problème de paiement, car en grandes surfaces il se fait au comptant.

Comment Offiscenie a apporté LA solution ?

L’Office Manager a synchronisé plusieurs actions :
• Identifier les quantités présentes dans différents supermarchés.
• Envoyer 2 Collaborateurs Polyvalents pour réaliser les achats, pour un volume équivalant à 7 caddies.
• Transférer le soir même la marchandise dans nos entrepôts pour une livraison le lendemain chez le client.

Des prestations qui déménagent !

Notre client CAPIVAL : – de 10 collaborateurs

Quelle était la problématique ?

L’entreprise devait faire face à un déménagement-réaménagement, et pour ce faire devait coordonner plusieurs tâches :
• Déménager le mobilier existant, commander 2 bureaux supplémentaires chez Ikea, trouver et commander une table de réunion sur mesure.
• Trouver des prestataires pour les nouveaux locaux (une société de ménage et d’électricité).
• Aller chercher rapidement les meubles commandés chez Ikea, sans attendre une livraison.
• Faire réaliser des petits travaux de manutention et de bricolage (fixation de cadres, réparation d’une porte).

Comment s’organiser quand il y a :

• Un manque de temps et de personnes pour coordonner toutes ces actions ?
• La problématique d’une disponibilité sur son temps de travail pour réaliser des achats spécifiques ?
• Et de compétences pour trouver les prestataires adéquats ?

Quelle a été la solution clé en mains d’Offiscenie ?

Synchroniser en un temps record plusieurs actions et compétences. L’Office Manager a couvert et coordonné avec la Conseillère Produit et le Collaborateur Polyvalent l’intégralité des besoins du client :
• Le Collaborateur Polyvalent s’est déplacé chez IKEA et a géré le petit déménagement.
• La Conseillère Produit a effectué la commande de la table de réunion sur mesure.
• Le Collaborateur Polyvalent a réalisé les travaux de manutention et de bricolage.
• L’Office Manager s’est chargée de trouver les bons prestataires et les a coordonnés dans leurs diverses interventions sur site.

Bon week-end et à lundi !

Notre client HYGIE CONSEIL : – de 30 collaborateurs

Quelle était la problématique du client ?

Il devait prévoir l’installation de son stand sur un salon professionnel situé à Paris. Pour ce faire, il devait organiser le transport et le montage de divers matériels – petit mobilier de bureau, prospectus et documentation, divers éléments de vaisselle, bouteilles de champagne. Le tout à effectuer pendant le week-end, et ce, dans des contraintes horaires très importantes.

Qui va s’en occuper ?

Il n’y avait que l’option de le réaliser soi-même, car la flexibilité exigée pour cette mission ne correspondait à aucun prestataire.

Comment Offiscenie a apporté LA solution ?

Grâce à une prestation globale qui a nécessité de passer le vendredi enlever la marchandise, l’emballer et la protéger, la stocker, pour être en mesure d’installer le stand le jour même, mais uniquement à partir de 18h00.
Et de revenir le dimanche à partir de 18h00 pour démonter et reprendre tout le matériel, puis enfin le livrer le lundi matin dans les locaux de la société.

Opération sauvetage d’archives.

Notre client X : + 200 collaborateurs

Quelle était la problématique liée à un événement climatique ?

Lors de la crue de la Seine en mai-juin 2016, le client a voulu anticiper en extrême urgence le risque possible d’inondation, et déménager des archives stockées en sous-sol. De plus, celles-ci étant triées, il ne fallait pas en modifier le classement.

Comment s’organiser dans l’urgence ?

Le client avait comme solution de le faire lui-même, mais l’équation « quantité, poids, volume, transport » ne simplifiait pas la tâche qui l’attendait.

Comment Offiscenie est intervenu ?

Le client nous a contacté la veille à 15h00 pour une intervention le lendemain matin à 9h00. Deux Collaborateurs Polyvalents se sont occupés de la manutention pour déplacer les archives avec soin. Passée l’alerte inondation, huit jours plus tard, ils ont assuré le transfert des archives à leur local initial, le tout remis en bonne place et dans le bon ordre.

Paris-Lyon, du bureau à un salon.

Notre client PFEIFFER : – de 20 collaborateurs

Que devait faire la cliente ?

La chef d’entreprise, dont le bureau se situait à Paris, devait s’occuper d’installer un stand sur un salon professionnel qui se déroulait à Lyon.
Pour ce faire, elle devait :
• Transporter différents matériels (kakemonos, affiches).
• S’occuper de la mise en place et du montage.

Comment s’organiser pour y arriver ?

• Transporter elle-même le matériel en prenant le train, avec la difficulté d’un encombrement lourd et volumineux.
• Puis trouver sur place un prestataire pour l’aider à monter et à aménager le stand.

Comment Offiscenie a apporté LA solution ?

Grâce à un interlocuteur unique, la cliente a pu coordonner toutes ces actions, à distance et sans stress :
• Le Collaborateur Polyvalent a enlevé la veille le matériel, puis est parti le lendemain matin de très bonne heure pour arriver sur place à 10 h 00.
• Il a réalisé le montage du matériel sur le stand.
• Puis a assisté la cliente pour finaliser les différents aménagements.
• 2 jours plus tard, il est revenu à Lyon pour prêter main forte. Il a ainsi aidé à démonter le stand, puis, une fois de retour à Paris a livré les matériels au bureau.

Du sur mesure sinon rien.

Notre client DEMOS : + de 200 collaborateurs

Quelle était la problématique client ?

L’entreprise est installée dans le quartier de la Défense et occupe des locaux d’une surface de 1.000 m2. Le client souhaitait désinstaller des boitiers wifi du faux plafond pour remédier à des dysfonctionnements de connexion. Il s’agissait donc de trouver une solution pour fixer dorénavant ces 36 boitiers au mur et en hauteur. De plus, les travaux n’étaient envisageables que le samedi, en dehors du temps d’occupation des bureaux pendant la semaine.

Comment faire pour y arriver ?

Le client n’avait aucune solution rapide et efficace. Il ne savait tout simplement pas à qui faire appel pour trouver un système de fixation et réaliser ce chantier d’envergure.

Comment Offiscenie a apporté LA solution ?

Différentes actions ont été parfaitement synchronisées entre le Collaborateur Polyvalent et l’Office Manager :
• La proposition d’un équipement pour fixer les boitiers wifi.
• La réalisation par un menuisier de boitiers sur mesure en forme de U.
• Puis, leur installation au mur. Prestation réalisée un samedi conformément à la contrainte imposée pour effectuer ces travaux.

Comment puis-je vous aider ?

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